Digitale Prozesse,
die Immobilien bewegen.

Effizientes Facility Management braucht mehr als Excel und Bauchgefühl. Mit unserer ERP-Lösung behalten Sie Ihre Objekte, Einsätze und Ressourcen jederzeit im Griff – mobil, integriert und skalierbar.

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Warum Facility Management digitale Lösungen braucht

Facility Management ist komplex: viele Objekte, mobile Teams, wechselnde Einsätze – und jede Menge manuelle Schnittstellen. Papierbasierte Prozesse und Insellösungen bremsen den Betrieb aus und erschweren die Abrechnung sowie die Qualitätssicherung.

Typische Herausforderungen:

Papierbasierte Prozesse und manuelle Schnittstellen zwischen Dispo, Buchhaltung und Service
Intransparente Objekt- und Einsatzplanung, keine Live-Updates aus dem Außendienst
Fehlende Systemintegration, z. B. zwischen CRM, Einsatzdokumentation, Buchhaltung und Reporting
Hoher Aufwand bei Abrechnung & Qualitätssicherung
Keine zentrale Steuerung von SLA, Wartung & Ressourcenverfügbarkeit

Diese Probleme kosten Zeit, binden Personal und erzeugen Fehler. Unsere Lösung: eine vollintegrierte ERP-Software speziell für das Facility Management – mit Haufe X360 als Basis.

Unser Ansatz: Digital kann alles.

ERP-Beratung & Implementierung (Haufe X360)

Einführung mobiler Module für Disposition & Außendienst
Zentrale Objektverwaltung & Tourenplanung
Automatisierte Einsatzdokumentation & digitale Abrechnung
Integration von CRM, Service, Buchhaltung und Qualitätsmanagement

Individuelle Software-Entwicklung

SLA-Tracking, Wartungszyklen, Checklisten & Kundenportale
Optimierung der Einsatzplanung durch Anbindung spezialisierter Tools: Mit unserer eigenen Schnittstelle zu Portatours integrieren wir die Tourenplanung direkt in Ihre ERP-Prozesse.
Schnittstellen zu CAFM-Systemen, Zeiterfassung (z.B. unser Konnektor zu Syniotec für das Gerätemanagement), Buchhaltung
Dashboards für Auslastung, Einsätze & Verträge

Externe Buchhaltung (Accounting as a Service)

Abbildung der Buchhaltung direkt im ERP
Automatisierte Monatsabschlüsse, Mahnwesen & Controlling
DSGVO-konform, auditierbar, mit DATEV-Export

Was Haufe X360 im Facility Management möglich macht

Mit Haufe X360 setzen Sie auf ein cloudbasiertes ERP-System, das speziell für Dienstleistungsunternehmen und das Facility Management entwickelt wurde. Die Software verbindet kaufmännische Prozesse, operative Einsatzplanung und Kundenservice in einer Plattform – mobil, skalierbar und intuitiv bedienbar.

Diese Funktionen sind standardmäßig
integriert

⁺

360°-CRM

Kundenakte mit SLA, Einsätzen, Rechnungen & Verträgen – alles zentral verfügbar

⁺

Disposition & Tourenplanung

Kalenderboards, mobile Apps, GPS-Routing & Live-Rückmeldung aus dem Außendienst

⁺

Objekt- & Ressourcenmanagement

Verwaltung von Gebäuden, Geräten, Teams, SLAs & Wartungszyklen – inklusive Zugriffshistorie

⁺

Digitale Einsatzberichte & Abrechnung

Direkte Fakturierung nach Einsatz, Leistung oder Pauschale

⁺

Power BI-Reporting & Controlling

Live-Dashboards zu Auslastung, SLA-Erfüllung & Kostenstellen

⁺

Standort- & Unternehmenssteuerung

Multi-Company-ready mit zentraler Datenbasis & konfigurierbarer Rechteverwaltung

⁺

DSGVO- & Sicherheitskonformität

Hosting in Deutschland, verschlüsselte Kommunikation, revisionssicher & auditierbar

Benefits only

Die Vorteile auf einen Blick

Transparente Objektsteuerung
Alle Daten an einem Ort – mobil & zentral
Effiziente Disposition
Weniger Leerfahrten, schnellere Reaktionszeiten
Schnelle Abrechnung
Automatisierte Rechnungsstellung nach Einsatz
Qualitäts- & SLA-Tracking
Lückenlose Dokumentation & Compliance-Nachweise
Kostenkontrolle & Forecasts
Budgets, KPIs & Auslastung live im Blick
Modular & skalierbar
Für Einzelobjekte, Multi-Standorte oder Konzernstrukturen

So arbeiten wir.

Ihr Projekt –
in vier praxisbewährten Phasen

Analyse & Zieldefinition

Wir analysieren Ihre Abläufe, Systemlandschaft & Zukunftspläne – inkl. SLA-Strukturen, Dispo-Prozesse & Reporting.

Systemdesign & Customizing

Wir konfigurieren Haufe X360 passgenau – mit mobilen Einsatztools, Abrechnungslogik, Dashboards & Schnittstellen.

Implementierung & Schulung

Einführung im Live-Betrieb: Datenübernahme, Systemtest, Praxistraining für Dispo, Buchhaltung & Außendienst.

Laufende Betreuung &
Weiterentwicklung

Support, technischer Betrieb & Erweiterungen – auf Wunsch inkl. externer Buchhaltung, Serviceportalen & App-Ausbau.

Warum BOLD & EPIC Transform?

Weil wir Facility Management verstehen – fachlich, technisch und menschlich.

20+ Jahre Erfahrung im Mittelstand
Spezialisierung auf Haufe X360
Technisches Umsetzungs-Know-how
Mobile Lösungen für Serviceeinsätze
Verknüpfung von ERP, Buchhaltung & Serviceprozessen
Persönliche Ansprechpartner:innen, schnelle Umsetzung

Unsere Mini-Case Studies:

So schaffen wir Erfolg.

Fall 1: Einsatzplanung digitalisiert

Problem

Manuelle Tourenplanung & Auslastungslücken

Lösung

Mobile Disposition + Routenoptimierung in Haufe X360

⁺

Wirkung

15 % mehr Einsätze pro Woche, 100 % digitale Dokumentationn + Routenoptimierung in Haufe X360

Fall 2: Rechnungsstellung automatisiert