Wie RentClean mit BOLD & EPIC Transform und Haufe X360 seine Planungsprozesse perfektioniert
Smarte Mietlösungen für Hygiene und Sauberkeit – RentClean sorgt bei hunderten Unternehmen für perfekt ausgestattete Waschräume und saubere Schmutzfangmatten. Hinter diesem Service steckt eine hochkomplexe Planung von Serviceeinsätzen, Partnerfirmen und Abrechnungslogiken.
Gemeinsam mit BOLD & EPIC Transform wurde diese Steuerung auf ein neues Niveau gehoben – automatisiert, präzise und vollständig integriert in der ERP-Lösung Haufe X360.
Das Management der Serviceaufträge per ERP auf ein neues Level heben – mit BOLD & EPIC Transform und Haufe X360
Gemeinsam mit BOLD & EPIC Transform hat RentClean seine ERP-Prozesse vollständig neu strukturiert – von der Serviceplanung über die Partnersteuerung bis hin zur Abrechnung.
Das Ergebnis: Weniger Abstimmungsaufwand, mehr Transparenz und ein System, das auch komplexe Servicekonzepte zuverlässig abbildet und steuert.
Der Mehrwert
für RentClean
Berechnung der tatsächlichen Serviceeinsätze pro Kunde und Abrechnungszeitraum – ohne manuelle Nachverfolgung
Alle Verträge, Aufträge und Dokumente sind strukturiert pro Kunde im System hinterlegt
Auftragserfassung über individuell angepasste Eingabemasken – exakt abgestimmt auf die Prozesse von RentClean
ERP-System bildet die komplexe Service- und Partnerlogik vollständig ab
Automatisierte Rechnungsläufe – perspektivisch über Nacht ohne manuellen Aufwand
Verwaltung hunderter paralleler Miet- und Serviceaufträge in einem System
Klare Steuerung von Serviceintervallen, Partnern und Leistungen pro Kunde
5 Fragen – 5 Antworten zu unserer Haufe X360 Lösung bei RentClean
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RentClean bietet individuelle Miet- und Servicekonzepte für Hygieneprodukte und Schmutzfangmatten – inklusive Planung und Koordination von Serviceeinsätzen über externe Partnerfirmen.
Die Herausforderung: Die Steuerung dieser Prozesse erfolgte über einen Mix aus verschiedenen, nicht miteinander verbundenen Systemen.
„Die dazugehörige Steuerung lief über mehrere Programme, die nicht integriert waren. Das hat den Aufwand deutlich erhöht“, erklärt Cornelia Kis-Kadi von RentClean. Gerade bei individuellen Serviceintervallen und vielen parallelen Kundenaufträgen stieß dieses Setup zunehmend an seine Grenzen. -
Ziel war es, die komplexe Serviceplanung und Abrechnung deutlich stärker zu automatisieren – ohne die notwendige Flexibilität zu verlieren. Mit Haufe X360 fiel die Wahl bewusst auf eine ERP-Lösung, die sich individuell anpassen lässt und auch komplexe Prozesse abbilden kann. Mit BOLD & EPIC Transform kam der passende Umsetzungspartner dazu: Ein Team, das nicht nur Systeme implementiert, sondern Prozesse wirklich versteht und präzise modelliert. „Für uns war klar: Wir brauchen ein System, das unsere individuellen Serviceprozesse abbilden kann – ohne Kompromisse“, so Kis-Kadi.
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Der Fokus lag von Anfang an auf den tatsächlichen Arbeitsprozessen im Alltag. In enger Abstimmung mit den Anwender:innen wurden die zentralen Anforderungen definiert – insbesondere die Steuerung von Serviceintervallen, Partnerfirmen und Abrechnungslogiken. Darauf aufbauend wurde das System Schritt für Schritt modelliert und in einer Testumgebung kontinuierlich weiterentwickelt. Regelmäßige Abstimmungen und iterative Anpassungen sorgten dafür, dass die Lösung exakt zur Arbeitsweise von RentClean passt.
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Ein zentraler Erfolgsfaktor war die konsequente Ausrichtung an den Usern. Das System wurde nicht „auf einmal“ eingeführt, sondern gezielt weiterentwickelt und parallel im Alltag getestet. Durch wöchentliche Abstimmungen konnten Anforderungen direkt aufgenommen und umgesetzt werden – ein entscheidender Vorteil bei der Abbildung einer so speziellen Wertschöpfungskette. So entstand Schritt für Schritt ein System, das exakt auf die Bedürfnisse von RentClean zugeschnitten ist.
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- Serviceplanung:
Das System berechnet automatisch, wie viele Serviceeinsätze pro Kunde im jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich stattfinden – selbst bei komplexen Intervallen wie 7-, 14- oder 28-Tage-Rhythmen. - Organisation:
Neue Kunden, Servicepläne und Partner lassen sich schnell und strukturiert anlegen. Alle relevanten Dokumente – von Verträgen bis Rechnungen – sind zentral im System verfügbar. - Abrechnung:
Die Rechnungsstellung wird perspektivisch weitgehend automatisiert: Haufe X360 erstellt die Rechnungen selbstständig, die nur noch geprüft und versendet werden müssen.
- Serviceplanung: